Szcenárió tervezés - a jövő megszelidítése

Mi a szcenárió tervezés?

A szcenario tervezés a jövő kutatásának, megismerésének és az arra való felkészülésnek egy hatékony módja, egy stratégiai módszer, ami nem arra törekszik, hogy kitalálja, hogy pontosan hogyan is fog alakulni a jövő, hanem sokkal inkább több lehetséges - akár extrém - egymástól lényegesen eltérő jövő narratívát vázol és azokra készít stratégiát, hogy ezáltal kellően felkészüljön a bizonytalanságra és az ismeretlenre, bármi is jön. Ha ki akarjuk találni a jövőt és mindent egy lapra teszünk fel, akkor nagyot is tévedhetünk, ha másképp alakulnak a dolgok, mint vártuk, ami pedig gyakran megesik. Ha viszont felkészülünk több lényegesen különböző jövőbeli forgatókönyvre, akkor kisebb az esélye, hogy felkészületlenül ér minket valami, még akkor is ha esetleg a ténylegesen megvalósuló verzióval konkrétan nem is számoltunk a tervezés során. A hangsúly tehát nem a jövő ismeretén van, hanem inkább a jövőre való jobb felkészültségen bármit is hoz.

A jövő homályos és minél távolabb nézünk előre, annál inkább ködbe vész. Számos alternatíva lehetséges, amerre alakulhatnak a dolgok, gyakran váratlan fordulatok köszöntenek be és számtalan általunk kevéssé ismert tényező alakítja azt, így komplex és kaotikus az elénk táruló kép. Mégis mivel a jövőnk illetve a lehetséges jövők egyik változata, amikor odaérünk egyszer csak a jelenünkké válik, ami ténylegesen formálni fogja a sorsunkat és mindennapjainkat, ezért nem kerülhető el, hogy kutassuk, fürkésszük, tervezzük és amennyire lehet alakítsuk a jövőnket a rendelkezésünkre álló korlátozott lehetőségek birtokában is. Ha ezt nem tennénk, akkor maradna mindig csak a problémák bekövetkezte utáni tűzoltás, a reakció, kármentés, ahelyett, hogy mondjuk eleve megelőztük és elkerültük volna a bajt vagy megágyaztunk volna egy jó jövőbeli lehetőségnek.

A jövőt és annak kiszámíthatatlanságát nem kell bemutatni, mégis az elmúlt évek fokozottan arra világítottak rá, hogy a jövő tud nagyon váratlanul és kiszámíthatatlanul alakulni, ami hozzánk is elkerülhetetlenül megérkezik és befolyásolja a mindennapi életünket. A hitelválság, a COVID elterjedése, az Ukrán háború, üzemanyagellátási problémák, infláció, munkaerő külföldre áramlása, szárazság vagy éppen árvíz okozta károk mind viszonylag friss élményünk, de még lehetne hosszan sorolni. A váratlan események nem csak makro szinten történnek meg, hanem az egyéni életünkben is egy munkahely elvesztése, baleset vagy éppen a nagy Ő megismerése, mind az életünket lényegileg meghatározó, de előre nem tervezhető vagy megjósolható esemény.

A jövőt ugyan nem tudjuk teljesen uralni, kontrollálni, de arra törekedhetünk, hogy részlegesen megszelídítsük és megpróbáljuk a javunkra fordítani. Tulajdonképpen ezt tesszük is gyakran és sokféle formában. Amikor megtervezzük a napunkat, hetünket, a nyugdíjas éveinket, megnézzük az időjárás előrejelzést, a tőzsdei árfolyamok alakulásában trendeket, mintázatokat keresünk a múltbeli tapasztalatok alapján és abból próbáljuk kikövetkeztetni a következő időszak árfolyam alakulását. Az üzleti életben is a stratégia alkotás részeként előrejelzéseket készítenek a múltbeli adatokból, trendvonalakat húznak, lehetséges kockázatokat elemeznek, új piaci szereplő várható belépésnek hatását vizsgálják, víziókat hoznak létre és stratégiai célokat tűznek ki. De amikor élet vagy lakásbiztosítást kötünk, akkor is az ismeretlen jövő ismert kockázataira készülünk fel előre függetlenül attól, hogy nem tudjuk, hogy azok be fognak-e következni vagy sem. Mindez nem más, mint a jövő megszelídítésére tett kísérletek változatos eszköztára, amelyben egy igen hasznos eszköz a szcenárió tervezés is.

Amikor valaki a pénzét egyetlen dologba fekteti bele, ahhoz hasonlítható, mintha próbálná kitalálni a jövőt, míg ha egy több befektetési elemből álló diverzifikált portfoliót alakít ki, amiben az eltérő elemek ki tudják kompenzálni azt a kockázatot, ha az egyik részvény bezuhan az olyan, mint a több jövőbeli forgatókönyvvel is számoló szcenárió tervezés. A szcenárió tervezés során is virtuálisan egy lehetséges jövő portfóliót álltunk össze, amiben nem az a lényeg, hogy valamelyikkel hátha pontosan eltaláljuk, hogy mi is fog bekövetkezni, hanem sokkal inkább számít a különböző forgatókönyvekből származó általános felkészültség szinergiahatás, ami egy általános felkészültséget és ütésállóbb, hatékonyabb katonai, üzleti vagy élet stratégiát eredményez.

A szcenárió tervezés nem rendel számszerű valószínűségeket konkrét eseményekhez, de számol nagy valószínűségű, alacsony hatású, valamint nehezen megjósolható kis valószínűségű viszont nagy hatású eseményekkel is és a szervezetek ezek ismeretében rangsorolhatják stratégiai válaszaikat.

A szcenárió módszer története és alkalmazási területei

Nem meglepő módon a szcenárió tervezés eredetét is katonai területen kereshetjük a II. Világháború idejéből, de nem sokkal később az üzleti élet is átvette. Ezeken a területeken kellően nagy a tét és a rendelkezésre álló erőforrások is ennek megfelelően nagyobbak. 

Herman Kahn, az 1950-es években a RAND Corporation kutatójaként formalizálta a módszert. Ő szcenáriókat használt arra, hogy a hagyományos elgondolásokon túlmutató jövőbeli lehetőségeket vizsgáljon, például a nukleáris hadviselés lehetséges következményeit. 

A Royal Dutch Shell olajipari vállalat, amely szintén élen jár a szcenárió tervezésben az 1970-es években kezdte alkalmazni főleg az 1973-as olajválság alatt az olajpiac váratlan változásai és az olajár ingadozása okozta bizonytalanságok miatt, melynek eredményeképpen idővel domináns piaci pozícióra sikerült szert tennie. Létrehoztak egy csapatot, akik ennek a sokféle tényező és hatásnak a modellezésére és a jövő lehetséges forgatókönyveinek a kidolgozására koncentrál és ezt hozza be menedzsment szinten a stratégiai döntésekbe. 

Kormányok is sok esetben alkalmaznak szcenárió tervezést, hogy felkészüljenek a politikai változásokra és a geopolitikai átalakulásokra.

A sikert látva Afrika is alkalmazni kezdte a Shell által kifejlesztett szcenárió tervezési módszereket azért, hogy fellendítse a gazdaságát és jelentős sikereket tud felmutatni. Az üzleti életbe is megérkezett és egyre népszerűbbé válik, amit elősegít, hogy számos tanácsadó cég, de az Oxford University is programokat indít ebben a témában.

A szcenárió tervezés menete

A szcenárió tervezés legelső lépése, hogy eldöntjük, mire irányul a tervezés és milyen időtávban gondolkozunk. A tervezés irányulhat egy cég hosszú távú üzleti stratégiájára, egy középtávon meghozandó döntésre, az életünkre stb. Ennek megfelelően az időtáv is változhat rövid táv vagy több évtized között. 

Ezt követően érdemes vizsgálni, hogy, milyen fontos tényezők határozzák meg az általunk vizsgált jövőt. Ezek lehetnek gazdasági, geopolitikai, technológia változások, trendek, rendelkezésre álló erőforrások stb. Ezeknek a drivereknek az eltérő jövőbeli alakulása egészen más és nagy számú lehetséges jövőt rajzolnak ki. Minden tényező esetén számolhatunk pesszimista, realista és optimista verzióval is.

A mi feladatunk az, hogy az eltérő változók mentén egy kisebb kezelhető számú reális jövőképet alakítsunk ki, amivel a jövő eshetőségeinek kellő lefedettségét érjük el. Természetesen ez a néhány forgatókönyv nem lenne elégséges a jövő kitalálásához, de minket valójában nem maga a majdan megvalósuló jövő konkrét kitalálása érdekel, hanem az, hogy a legjobban felkészüljünk rá vagyis a stratégia alkotás - amihez persze kell a jövőnek valamilyen mértékű ismerete, sejtése is. 

Ha van néhány jó jövő forgatókönyvünk és azokra külön-külön kialakítunk stratégiát, ha nem is pont ezek a verziók következnek be, akkor is azt tapasztalhatjuk, hogy a végére egy olyan akciótervet tudunk összeállítani, ami számos más általunk konkrétan nem letervezett jövőbeli forgatókönyv esetén is hatékonyan tud működni vagyis egy általános jövőre faló felkészültségre tudunk szert tenni és nekünk ez a lényeg. Persze, ha az egyik forgatókönyv pont telitalálat és jövő arra alakul, az még könnyebbé teszi a dolgunkat.

A tervezés során meg lehet állapítani korai indikátorokat mindegyik szcenárióhoz, amelyek segítenek felismerni idejekorán, hogy a jövőnk abba vagy más irányba alakul-e és ennek ismeretében módosíthatunk, hangolhatunk a szcenárió tervünkön és továbbfejleszthetjük azt. Vagyis a szcenáriótervezés nem egy egyszeri dolog, amit megcsinálunk és kész van, hanem folyamatosan érdemes dolgozni rajta, alakítani vagyis a mindsetünkké kell, hogy váljon a különféle forgatókönyvekben való gondolkozás.

A szcenárió tervezés előnyei és korlátai

Előnyök

• A szcenárió tervezés kinyitja a gondolkozást. Egyrészt strukturált rendszerben gondolkozunk, de az által, hogy nyitottan, kreatívan gondolkozva számba vesszük, hogy mi minden is történhet a jövőben, kevésbé valószínű lehetőségekkel is foglalkozunk. Márpedig ha visszafelé tekintünk a jelenre, hogy hogyan jutottunk ide, akkor azt látjuk, nagyon sokszor olyan események alakították a jelenbe vezető utunkat, amik a nem valószínű kategóriába estek volna korábban, ha előzetesen kérdezte volna valaki a véleményünket. Azzal, hogy több lehetséges forgatókönyvben gondolkozunk, nem ragadunk bele mentálisan egyetlen lehetőségbe.
• A gondolkozásmódra gyakorolt hatáson túl a felkészültséget és a rezilienciát is javítja, jobban fogunk tudni reagálni a jelenbe megérkező váratlan helyzetekre, hiszen lesznek már készen opcióink, válaszaink, megoldási javaslataink.
• A korai indikátorok figyelése pedig, amelyek azt mutatják meg, hogy a megvalósuló jövő milyen szcenárió irányában mozdul éppen, segítenek a reakció idő csökkentésében.
• A felkészültség hatása, hogy lelkileg és mentálisan is jobban fogunk tudni reagálni, a meglepetés ereje nem vagy kevésbé tud lesokkolni minket váratlan fordulat esetén, mert olyan dolog következik be, amivel vagy amihez némileg hasonlóval már eleve számoltunk.
• Ha bekövetkezik egy negatív esemény, baj, akkor csak reagálni tudunk rá és nem marad más, mint a tűzoltás. A reakcióhoz képest sokkal jobb a felkészülés vagy még jobb a baj elkerülése, ahogy ez sok esetben némi előre gondolkozással lehetséges is. Minél több jövőbeli forgatókönyvet tudunk átgondolni és arra felkészülni, annál több jövőbeli probléma bekövetkeztét eleve ki tudjuk iktatni és akkor nem kell a károk utólagos enyhítésére pazarolni az energiánkat.

Korlátok

• Ha komolyan akarjuk csinálni, akkor a közvetlenül előttünk álló kihívásoktól elszakadva hosszabb távra is előre kell tekintenünk, ami időt és befektetést igényel részünkről illetve kimozdít a mentális komfortzónánkból. 
• Szintén nem egyszerűsíti a helyzetet, hogy sok változós komplex problémák esetében a szcenárió tervezés is komplexxé válik és számítógépes modeleket, szimulációkat alkalmazhatnak, ami bonyolulttá teszi a folyamatot. 
• A szcenáriók sokszor intuíción, feltételezéseken alapulnak és kevésbé tudományosan ellenőrizhető, számszerűen nem egzakt megállapításokon. 
• A létrehozott lehetséges szcenáriók stratégiába való átültetése sem feltétlenül egyszerű dolog. A Shell sikerének vizsgálatánál is megfogalmazódtak olyan vélemények, hogy bár komoly modellekkel és sok adattal dolgoznak és évtizedek óta élen járnak a jövő szcenáriók tervezésében, mégis nem annyira ezek határozzák meg a stratégia alkotásukat, mert az egyes komolyabb döntések meghozatalánál a kidolgozott lehetséges jövőbeli szcenáriók tanulságai kevésbé esnek latba.

Konklúzió és folytatás

Az említett korlátai ellenére sem kérdés, hogy a szcenárió tervezésnek megvan a helye a menedzsmentben, jövőkutatásban és az élet sok más területén is, hiszen egy folyamatos változásokkal jellemezhető világban hatékony eszközt kínál a bizonytalanság kezelésére. Több jövőbeli forgatókönyv megalkotásával a szervezetek proaktívan tudják kezelni a lehetséges kihívásokat, és kihasználni a felmerülő lehetőségeket. 

A következő írásokban egyrészt azzal szeretnék foglalkozni, hogy hogyan viszonyul más a jövőt érintő menedzsment módszerhez (SWOT, előrejelzés, stratégai vízió, kockázatelemzés stb.), miben erős a szcenárió tervezés, mikor érdemes ezt használni és mikor inkább valami más módszert. 

Egy másik érdekes kérdéskör, hogy a hadászaton, menedzsmenten túl hogyan lehet a scenario módszert közel hozni a hétköznapi emberhez és az egyéni élet kihívásaihoz, ahol az ismeretlen jövő pont ugyanolyan komoly kihívást jelent, mint mondjuk egy vállalat esetében, csak egyénileg nincs sem módunk, sem időnk, hogy komoly tervezési folyamatba fogjunk. Ha a klasszikus szcenárió tervezés nem is, de a szcenáriókban való gondolkozás, mint mindset, gondolkozásmód vagy szemlélet és a tervezés egy egyszerűsített "mobil" formája nagyon is jól alkalmazható.